En indre revolusjon i kirken

 

Prosjektlederen er både glad og stolt over å kunne tilby intranett til ansatte og frivillige i kirken. (Foto: Kirkerådet)

Prosjektlederen er både glad og stolt over å kunne tilby intranett til ansatte og frivillige i kirken. (Foto: Kirkerådet)

Kristine Ekeberg-Andersen er den entusiastiske prosjektlederen og pådriveren for intranett. Endelig er babyen hennes klar for å «rulles ut» – og mange fedre og mødre har bidratt i tilblivelsen.

– Vi kan lage så fint og flott intranett som vi bare vil, men om vi ikke vet hva som trengs, hjelper jo ikke det, sier Kristine Ekeberg-Andersen.

– Så vi etablerte den første fokusgruppa allerede i 2009 for å kartlegge behov og ønsker og for å treffe blink. Vi har også hatt en god og sammensatt referansegruppe med til sammen 21 personer ansatt på ulike nivåer og fra alle bispedømmer. Vi har lyttet nøye til innspill, og det produktet vi nå har fått, tror jeg vil bli suverent som arbeidsverktøy for alle ansatte i kirken.

Intranettets visjon har vært En kirke – på like vilkår. Det skal ikke være forskjell på liten og stor enhet, alle skal dra stor nytte av intranettet. Målet med intranettet er å forenkle og forbedre hverdagen til ansatte og frivillige i Den norske kirke. Dette vil frigjøre tid til kirkens kjerneoppgave – å møte mennesker. Med intranett vil ansatte bruke mindre tid på rutine og administrasjon blant annet ved at man enkelt kan finne frem til kontaktinformasjon til ansatte og enheter, oppdaterte maler og riktig versjon av skjemaer. Alt dette er bygget i en enkel og navigerbar struktur, eller du bruker den aller enkleste funksjonen; søk! Ledestjernen som har vært en veiviser for byggingen av intranettet har vært forenkle og forbedre. Dette har vært det overordnede målet ved hvert valg som er tatt på veien.

Lykke: færre eposter

En av de viktigste funksjonene på intranettet, er samhandlingsrommene. Dette er dialogrom som du som bruker enkelt kan bestille hos redaktøren – i fellesrådet eller bispedømmet – og der du kan invitere inn kolleger. For eksempel kan diakonene i et bispedømme ha felles samhandlingsrom der høstens konferanse planlegges, eller der en høring diskuteres. Da samles alle kommentarer og dialoger ett sted, det ligger til enhver tid oppdaterte dokumenter der som alle kan jobbe i, uten å være avhengig av office-pakken.

– Målet er at intranettet skal være den første siden du går inn på når arbeidsdagen starter. For de som er på plattformen vil intranettet være forhåndsinnstilt som startsiden når du åpner Internet Explorer. Tanken er at alle skal starte arbeidsdagen her, og kunne besøke sine utvalgte samhandlingsrom der de finner ny og relevant informasjon, og aktueltsaker eller meldinger som er viktig og relevant for hver enkelt ansatt i deres arbeidshverdag.  Dette er begynnelsen på slutten av alle epostene som går frem og tilbake mellom en og flere ansatte, med dokumenter som endres og man vet aldri hvilke versjon som er den gjeldende. Tenk om påmeldingslenka til et nasjonalt arrangement ligger på intranettet, sammen med annen relevant informasjon, så slipper du lete i Outlook for å finne eposten du fikk for fire måneder siden, fortsetter Ekeberg-Andersen.

I dag finnes det lukkede Facebook-grupper der man for eksempel etterlyser spesielle versjoner av bryllupsmarsjer eller forslag til pilegrimsvandring for barn – dette kan i framtida deles med alle på intranettet.

Fellesskapsbyggende

Intranettet gjør at alle ansatte på alle nivåer har en felles møteplass. Dette kan være positivt for arbeidsmiljøet, tror prosjektlederen.

– Når ansatte møtes her, får alle mer innblikk i hva andre driver med, her er ikke liturgisk musikk forbeholdt kantorene eller Lys Våken noe som bare angår trosopplæringsmedarbeiderne. Intranettet bygger en felles kultur. Vi trenger også færre fysiske møter med dette, nå kan man møtes i dette felles verktøyet som er likt for alle.

Rett rundt hjørnet

D-dagen er 1. juni. Allerede i mai er Kirkerådet og alle bispedømmene på intranettet, men fra 1. juni kan fellesråd bestille intranett til seg og sine brukere.

– I mai vil Kirkerådet og de 11 bispedømmene være førstegenerasjonsbrukere av intranettet, og så håper vi alle vil komme på så raskt som mulig.

Det er en ambisjon at alle skal være på intranett innen neste sommer. Og når alle er på, og alle deler, da er intranettet slik det skal være, i sin beste form.

– Vi har registrert en frykt for at dette skal bli enveiskommunikasjon, men ideen er altså at alle i vårt langstrakte land må ta ansvar. Det skal ikke være slik at brukerne overøses med informasjon fra sentralt hold, her skal alle dele, alle kan spørre, og alle skal ha et eierskap til produktet slik at det blir mer enn et tomt skrivebord. Alle enheter med publiseringsrettigheter (bispedømmer, fellesråd og prosti) kan publisere alt fra aktueltsaker, meldinger, dele kalenderhendelser og selvsagt også legge ut faglig stoff og temaartikler relevante for de ansatte i deres enhet.

Bønn til alle

Ekeberg-Andersen oppfordrer alle til å benytte standardfrasen: Du finner det på intranett!

– Når noen spør en kollega om hvor det ligger informasjon om fagdagen, referat fra stabsmøte, kontaktinformasjon til kantoren i Vestvågøy, da håper jeg svaret vil være: Du finner det på intranett! Det er når alle er der, når alle bruker det aktivt, det er da vi har dette flotte verktøyet på plass.

Denne artikkelen er i kategorien Kommunikasjonsarbeid og tagget , .

Si din mening

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *